Evrak Kontrol Modülü

“Bu dosyanın hangi evrakı eksik?” sorusunun cevabı çoğu firmada üç yerden birinde durur: klasörde, bir Excel listesinde ya da o dosyayla ilgilenen kişinin aklında. Üçünün de ortak sorunu aynı: personel değiştiğinde bilgi de gider, denetim gününde evrak aramakla vakit kaybedilir.

Evrak Kontrol modülü bu bilgiyi dosyanın kendi içinde, ekipteki herkesin görebileceği tek bir listede tutar. Bu rehberde modülü nasıl açacağınızı, evrak listenizi nasıl kuracağınızı ve günlük kullanımda nasıl hızlı ilerleyeceğinizi anlatıyoruz.

Modülü nerede bulurum?

Sol menüden Ana Modüller → Evrak Kontrol yolunu izleyin. Karşınıza firmanızın evrak kontrol dosyaları listesi gelir.

Listede her dosya için kaç kaleminin tamamlandığı sayı olarak yazılıdır. Böylece hangi dosyaya öncelik vereceğinizi listeye bakar bakmaz anlarsınız — dosyaları tek tek açıp saymanız gerekmez.

Hazır listeyle başlarsınız

Modül, firmanız için hazır bir evrak listesiyle gelir. Sıfırdan liste kurmanız gerekmez; ilk günden çalışmaya başlayabilirsiniz.

Kendi çalışma düzeninize göre evrak gruplarınızı ve kalemlerinizi düzenleyebilirsiniz. Bir grup altında hangi evrakların olacağına siz karar verirsiniz.

Yeni bir evrak zorunluluğu geldiğinde

Mevzuat değiştiğinde ya da belediyeniz yeni bir belge istediğinde listenize yeni bir kalem eklersiniz. Bu kalem açık dosyalarınıza da işlenir — yüzlerce dosyayı tek tek açmanız gerekmez.

Önemli olan şu: daha önce girdiğiniz cevaplar bozulmaz. Yeni kalem eklenirken mevcut işaretlemeleriniz olduğu gibi kalır.

Bir dosyayı kontrol etmek

Adım 1: Dosyayı seçin

Yüzlerce YİBF arasından doğru dosyayı bulmak için açılır listeyi kaydırmanıza gerek yok. Yibf Seç düğmesiyle açılan, arama yapabildiğiniz seçim penceresinden dosyayı bulursunuz.

Bu pencerede tamamlanmış işler de yer alır — geçmiş dosyalarınız üzerinde de çalışabilirsiniz. Denetim ya da teftiş kapanmış bir dosyayı sorduğunda buradan erişirsiniz.

Adım 2: Evrak sorularını doldurun

Dosyayı açtığınızda Evrak Soruları listesi karşınıza gelir. Evraklar gruplarına göre toplanmıştır; yalnız o an ilgilendiğiniz bölümü açarak çalışabilirsiniz.

Uzun listeyi hızlı doldurmak için: bir kalemi işaretlediğinizde imleç bir alt satıra kendiliğinden geçer. Klavyeden elinizi kaldırmadan liste boyunca ilerlersiniz.

Adım 3: Sorumluları ve tarihi girin

Dosyada şu bilgiler kayıtlıdır:

Alan	Ne işe yarar
Kontrol Tarihi	Kontrolün ne zaman yapıldığı
Kontrol Eden	Kontrolü fiilen yapan kişi
Bürosal Evrak Takipçisi	Büroda bu dosyanın evrakını takip eden kişi
Şantiyesel Evrak Takipçisi	Sahada takip eden kişi
İnşaatla / Dosyayla İlgili Notlar	Serbest not alanı

Bu alanlar sayesinde “bu evrak kimde bekliyor?” tartışması biter. Sorumluluk sözlü bilgi olmaktan çıkar, kayda geçer.

Adım 4: Evrakın kendisini de ekleyin

İlgili belgeyi kaydın üzerine yükleyip saklayabilirsiniz. Böylece ayrı bir klasör düzeni tutmanıza gerek kalmaz — evrak, ait olduğu kaydın yanında durur.

Eksik, kontrol edilen, kontrol edilmeyen

Dosya ekranında üç özet bilgi bulunur: Eksik, Kontrol Edilen ve Kontrol Edilmeyen. Dosyanın ne durumda olduğunu bu üç sayıdan okursunuz.

Denetim ya da teftiş geldiğinde hangi dosyada hangi evrakın tamam olduğunu tek ekranda gösterirsiniz.

Kim ne zaman ne değiştirdi?

Yapılan değişiklikler kayıt altındadır. Sonradan çıkan sorularda tahminle konuşmak yerine kayda bakarsınız.

Şantiye ekibi listeyi bozamaz

Saha kullanıcıları takip satırlarını işleyebilir ama evrak tanımlarınızı değiştiremez. Yani sahadaki bir kullanıcı “bu evrak geldi” diyebilir, ancak evrak listesinin kendisine dokunamaz. Merkezî düzeniniz korunur.

Kimler için faydalı?

Patron (P1): Hangi dosyanın ne kadar tamamlandığını listede sayı olarak görür, denetime hazırlık durumunu tek ekrandan izlersiniz.
Teknik personel (P2): Evrak listesini gruplar hâlinde hızlı doldurur, sorumluluğu kayda geçirirsiniz.
Admin (P4): Firmanızın evrak listesini merkezden kurar, saha kullanıcılarının tanımları bozmasını engellersiniz.

İlgili rehberler

Takıldığınız bir nokta olursa iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.